小金库的成因及其审计方法

近几年,我们不断查出小金库问题。仅 2003 年上半年,就查出小金库14个,金额达49.99 万元。过去小金库的问题大都发生在企业,现在不仅企事业单位有,连行政单位也存在小金库的问题。党和国家曾三令五申,但屡禁不止。

一、对小金库结余资金的审计方法

由于审计工作大都是事后审计,针对小金库 结余资金私存私放的特点,我们可采用以下审计方法:

(一)库存现金盘点

库存现金盘点是我们经常运用的审计方法。在被审计单位财务管理混乱、内部控制制度不健全的审计中,尤其是政府交办的热点、难点审计项目和群众举报项目的审计中,就要运用突击盘 点法对被审计单位实施突击性的检查,以确定这一审计时点上被审计单位实有的库存现金。在盘点过程中,主要应注意几个方面：

1、盘点的全面性。

第一,是否把被审计单位掌握库存现金、有价证券的机构全部纳入盘点范围?如:在实际工作中,我们发现有的被审计单位未把单位的整个经济活动统一纳入本单位财务会计部门核算,而是按资金的来源或资金性质单独核算。我们就需要把单独设帐,分设出纳的行政事业经费、预算外资金、工会经费、专项资金以及职工食堂等部门有收支活动的库存现金全部纳入盘点的范围。

第二,要对保存现金、有价证券的地方进行全 面清查。我们不仅要对保险柜进行清查,还要对可能装有现金、 有价证券的办公桌抽屉、橱柜等地方进行清查。

第三,要注意对 会计资料全面性的清查。在对被审计单位提供的会计资料清查的同时,结合库存现金的盘点,留意其是否有收款收据或其他发票、合同等有关资料,尤其要注意笔记本、借据等,有无提供残 缺不全的会计资料,逃避审计的监督。

2、要对盘点结果进行确认。由于现金流动性大,容易发生舞弊,就需要我们对盘点中的现金、有价证券实际结存数予以确认。如发现库存现金长溢,在对其提供的收支资料审查的基础上 还不能确认的,则很可能是帐外结余资金。

这几年,通过运用库存现金盘点法,查出多个小金库 。如有的直接查出记载小金库 收支活动的笔记本;有的就利 用工会帐、食堂帐作跳板,私设小金库; 有的现金长溢过大,结合借据(借条)一追查,就是私设小金库 结余的资金。

(二)银行存款的核对

在实际工作中,被审计单位都有几个银行户头,如行政事业经费、工会经费、基建专项资金等。被审计单位都会对这些银行开户情况作出承诺。我们不仅要熟悉被审计单位的开户和帐号情况,在审计工作中,要对承诺的银行帐号以外的帐号引起重视,这很可能是私设小金库 的帐号。如我们在对某单位审计过程中,由于其帐务处理有误,后附有做帐说明,又出现新的银行帐号,引起了审计人员的怀疑。我们审计人员通过到县工行对这一帐号的开户情况进行调查,就查出这是私设小金库 的帐号。并迅速查清这个以隐瞒、截留国家收入,主要支付职工集资 建房工程款的小金库 的收支情况。

二、对小金库资金来源的审计方法

从小金库 资金来源来看,都违反了国家财经法规及其他有关规定。其资金来源主要有两个方面。一方面采取侵占、截留方式,将应列入本单位财务会计部门帐内或纳入预算管理的国家和单位收入转入小金库; 另一方面是通过虚列支出,资金返还等方式,将本单位财务会计部门帐内或应纳入预算管理的国家和单位资金转移到小金库 中。从小金库 资金来源入手,查处小金库 更为主动。因此,要求我们审计人员平时要对有用的信息进行整理,以备审计时的需要。要做好审前调查,了解被审计单位的经济环境、财务管理以及内部控制制度的状况,为查出小金库 打下坚实的基础。从源头上查出 小金库 ,可以运用以下审计方法。

(一)怅实核对法

帐实核对法就是要求我们以帐和实物或以实物和帐进行核对,是否帐上有而实际没有实物,实际有实物而帐上没有的情况,由于我们的审计工作是事后监督,在审计过程中,要特别注意对被审计单位购进的固定资产、不是易碎易耗的办公用品等实物、购货凭据的鉴别,尤其是来自于非卖货方的非正式发票的审查。如我们在对某单位审计时,发现这一单位的支出大都是税务临时经营发票,收款专用发票。所购的固定资产和不是易碎易耗的办公用品等,间隔时间不长,且有重复购置,引起我们的怀疑。我们同时采取外向售货员调查,对内实施帐实核对的方法,查出了该单位采取多开虚开发票,虚列支出,套取现金,私设小金库 的事实。通过帐实核对,从中可以发现虚列电子设备购置费、虚列房屋装修费、虚假报损、虚假理赔等虚列支出,套取现金,私设小金库 的问题;变卖、出售小轿车等固定资产和实物,截留单位收入,私设小金库 的问题。

(二)怅怅核对法

在审计过程中,审计人员要保持清醒的头脑、敏锐的眼光 ,分析和捕捉可疑的会计帐务处理和原始凭证等信息,为把问题搞清楚,把事情弄个水落石出,我们通常采用帐帐核对的方法,取得了很好的效果,查出了很多私设小金库 的问题。如我们在对某单位审计时,发现该单位有某粮管所转来的返销粮差价款,我们就返销粮的指标、价格、如何与粮管所结算等情况直接与某粮管所对帐,结果发现该粮管所在回购返销粮过程中,虚加购进价,套取现金,私设小金库 进行私分。又如我们在对某单位审计时,发现该单位有文印室的各项支出,而文印室对外经营服务却没有收入。我们以支出帐与文印室对帐,发现该单位截留收入,私设了小金库 。

(三)对比分析法

运用对比分析法,需要我们审计人员一是要有一定的社会经验;二是要有与现实社会相联系的判断力;三是要有敏锐的眼光和缤密的分析能力。运用这一方法,要针对不同单位和行业在全国和全行业的普遍和特殊的经济关系进行对比、分析,才能在查找私设小金库 的问题上发挥非凡的作用。如我们在审计某卫生院时,发现没有药品回扣人单位会计帐内。在现实社会中,没有药品回扣收入就不符合当前医药行业普遍存在  药品回扣  的现象。我们利用对比分析法,查出该卫生院私设了  小金 库  。并以此为基础,开展了卫生、教育系统等  一条龙  审计,查出了截留药品回扣、截留保险手续费、截留教材发行手续费和虚列支出、支付接待费等多个私设的小金库 。

查出私设小金库 的方法还很多,需要我们审计人员不断探索、不断总结、不断实践,提高自己的审计本领。严厉打击利用小金库 进行的经济犯罪,既维护了会计秩序,保证了会计资料的真实性和完整性,又规避了审计风险,提高了审计工作效率和审计工作质量。灵活地运用这些方法,才能在维护国家财政经济秩序,促进廉政建设等方面发挥出更重要的作用。